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Donnez la #parole à vos invités sur grand écran

Animez votre événement et centralisez les messages et photos prises par le public

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Pour aller plus loin

Dans nos précédentes vies en agence événementielle, nous avons pu assister à des centaines d’événements d’entreprises (assemblées générales, conventions, séminaires, salons, etc.) et constater à quels points ces événements étaient trop souvent descendants et linéaires.

Constatant une incroyable soif de prise de parole de la part du public, nous avons souhaiter aider les organisateurs à créer des événements plus engageants, plus participatifs en créant Interactive Wall.

Cette mission, nous la menons depuis plus de 4 ans aux cotés de 5000 organisateurs utilisateurs de notre outil.  En 4 ans, c’est plus de 6000 événements et plus d’1 million de messages reçus. Ces événements, nous ont apportés une connaissance poussée de l’événementiel d’entreprise et une expertise des différents publics, de leurs besoins, de leurs envies et de leurs mécaniques.

Cela nous a également permis de constater que la mise à disposition d’un outil, ne suffisait pas toujours à créer le dialogue et que certains organisateurs exigeants souhaitaient pousser plus loin la démarche et réclamait un réel accompagnement dans leur réflexion et sa mise en pratique.

Nous avons donc souhaité réunir plusieurs profils complémentaires (formateurs, expert en communication, psychologue, spécialiste en interaction, maitre de cérémonie, régisseur, photographe) afin de travailler sur ces sujets et constituer une agence dédiée à la création d’événements réellement engageants : BISONS.io

Accompagnement

Notre accompagnement s’adapte à chaque événement et à ces spécificités mais s’appuie toujours sur notre expérience, notre méthode de co-construction et des outils adaptés à la création de dialogue en entreprise. 

Tout accompagnement débute par un diagnostic poussé de votre événement et ses éditions précédentes, votre public, votre entreprise (sa culture et son actualité) et vos attentes. Un événement d’entreprise est un rare moment de dialogue au sein de la société et doit toujours s’accompagner d’une réflexion sur les objectifs en fonction de la dynamique d’entreprise ; Qu’il s’agisse de renforcer l’engagement dans une direction, de changer d’orientation ou d’accompagner les équipes dans un contexte difficile.

En amont de l’événement vient ensuite la période de préparation et de co-construction, afin :

  • D’imaginer les différents temps (temps fort, faible, échange, écoute) et de valider le déroulé de votre événement qui en découle.
  • De mobiliser les équipes et le public : recueil de messages, préparation au travail en commun, etc.  
  • Préparer les différentes interventions : savoir être, prise de parole, dress code, rédaction de discours, revue powerpoint.
  • Définir les dynamiques d’interaction avec le public et de s’arrêter sur les outils appropriés, leur paramétrage et leur personnalisation.

Durant l’événement, nous vous accompagnons sur les aspects régie, et exploitation des outils digitaux. Nous pouvons également proposer des maitres de cérémonie rompus à l’utilisation de nos différents outils mais également des animations originales et pertinentes afin de faire vivre une expérience unique à votre public. Nous pouvons également déployer des photographes, connectés en temps réel à un livre d’or participatif ou une équipe de vidéastes afin de réaliser des reports photos ou vidéos afin de conserver une trace de ce temps d’échange.

Après l’événement, il est important de prendre le temps d’évaluer ce qui a bien, ou moins bien fonctionné. Notre équipe échange avec vous, en tout transparence, grâce à un débrief qualitatif et quantitatif afin de mesurer le succès de certains points et les zones d’amélioration collectives ou individuelles. Cette analyse de la pratique est un temps collectif à replacer dans la durée afin de constituer une base de connaissance solide de vos équipes.

Contexte et objectifs

On assiste à un besoin de plus en plus fort de s’exprimer et de se faire entendre. Ce désir, est exacerbé par internet et ses nouveaux modes de communication ou il est possible d’intervenir tout le temps et tout de suite. Cette soif de prise de parole, ne reste pas aux portes de l’entreprise et se propage désormais de la sphère privée vers le cœur des entreprises.

Il est parfois difficile de prendre en compte ces nouveaux besoins au jour le jour, sans ralentir le fonctionnement opérationnel ; et les managers ont parfois tardé à les intégrer dans les structures organisationnelles. Mais lors des événements d’entreprises, véritables moments de dialogue, il est primordial d’être à l’écoute.

« Qu’elle place souhaitez-vous donner à vos équipes dans votre assemblée générale ? » est une question auquel de nombreux organisateurs ne savent pas répondre. En cantonnant trop souvent les salariés en tant que spectateurs, ont leur interdit de devenir acteur du projet d’entreprise.

59% des salariés ne se sentent pas écoutés par leur entreprise

Ce chiffre résume à lui seul l’énorme challenge auquel les entreprises sont aujourd’hui confrontées. Dans un contexte de défiance généralisée, il devient très difficile de savoir comment motiver les salariés devant la diversité des profils, des fonctions des âges etc. Le développement du télétravail ou du travail à distance ne facilite pas la création de confiance et de dialogue, et les événements internes sont souvent les derniers moments de partage et d’échanges.

Les enjeux sont importants et nombreux, il s’agit de se réapproprier vos événements afin qu’ils redeviennent une occasion de créer le dialogue avec vos salariés en suscitant une :

  • Meilleure adhésion au projet d’entreprise
  • Amélioration de la cohésion d’équipe
  • Diminution des points de tension
  • Amélioration de l’efficacité et de la créativité des salariés

Mais l’objectif est également une meilleure connaissance de vos équipes. En effet en libérant la parole, la démarche de dialogue peut permettre de mettre le doigt sur certains points de désaccords ou de conflits naissants, qu’il saura possible alors de dénouer.

Pour quels événements ?

Tous les événements sont propices au développement d’un dialogue avec votre public. Mais suivant le type d’événement, votre stratégie pourra être adaptée

  • Evénements internes, tels que les assemblées générales, soirées d’entreprise, incentive représentent aujourd’hui 70% de notre activité. Votre public est captif et par conséquent il sera plus simple de lui faire adopter un nouvel outil. Pendant la plénière, les temps d’échanges ou les ateliers, la présence de sa hiérarchie et de ses collègues peuvent bloquer un salarié, l’utilisation de participation anonyme, permet de décupler fortement la participation. Votre public est déjà une communauté avec ses relations, son historique, l’utilisation durant les temps plus informel (cocktail, diner, soirée d’entreprise) d’un livre d’or interactif incitant au partage de messages et de photos à de grande chance de rencontrer le succès.

 

  • Evènements professionnels sur une ou plusieurs journées : séminaires, journées de rencontres, salons professionnels, etc.  Le public de ces rencontres est très exigeant, surtout si l’événement est payant, son temps est limité et il souhaitera l’optimiser. Ce public est prêt à un engagement très fort si cela lui permet de maximiser son retour sur investissement. Une application événementielle peut être la solution pour lui permettre de se retrouver parmi un programme riche (conférences, workshops, speed dating), cela permet également de faciliter les relations inter-visiteurs grâce des modules de networking.

 

  • Conférence grand public. Les statistiques montrent que seulement 5% du public disposera des bagages et de l’aisance nécessaire à la prise de parole. Un outil de prise de parole est donc conseillé si vous ne souhaitez pas voir une partie de votre public frustré de n’avoir pas oser poser sa question. Cependant le public aux profils variés, le temps souvent limité et le mode d’interaction envisagé ne nécessite pas la mise en place d’un réel outil en ligne. La solution Interactive Wall permet une participation simple et intuitive et permet de multiplier par 5 le nombre de prises de paroles.

Solutions événementielles

Presque inexistant il y a 10 ans, les outils digitaux pour l’événementiel sont aujourd’hui légion. Notre base de données en compte plus de 100, et de nouvelles solutions voient le jour chaque année, en France et à l’étranger.

Chaque outil possède ses fonctionnalités, son approche, ses limites, et son tarif. C’est pourquoi, nous avons décidé chez Bisons de ne pas nous limiter à Interactive Wall, afin de pouvoir choisir selon chaque projet et son cahier des charges, l’outil le plus approprié. Nous réservons 15% de notre temps à la veille et à la formation continue et pour répondre à tous les besoins, nous avons sélectionné une vingtaine d’outils partenaires pour lesquels nous détenons une licence premium. Nous recherchons l’expertise sur chacune de ces solutions, car leur plus-value, réside parfois dans certaines options ou réglages.

Les critères retenus sur le choix d’un outil, seront les modes d’interactions souhaitées, les attentes en termes de personnalisation, le profil du public et sa capacité à intégrer de nouveaux outils, les besoins de sécurité et le budget.

Par exemple, Interactive Wall, notre solution de mur interactif (Social wall, SMSwall, Tweetwall, Instagram Wall) utilise le canal SMS pour participer. Il est donc parfaitement adapté pour un public large, peu technophile, et une participation simple (poser une question, partager une photo, etc.). Il sera beaucoup moins pertinent pour un travail en groupe.

Deux outils Français très souvent cité : Klaxoon et Beekast, ont été imaginé pour optimiser le travail en réunion. Même s’ils offrent désormais des options pour des événements avec une large audience, ils restent peu adaptés à ce format.

La palette d’outil que nous pouvons vous proposer :

  • Prise de parole
  • Quiz
  • Sondage
  • Nuage de mots
  • Mur collaboratif
  • Livre d’or numérique
  • Application événementielle
  • Etc..